請避免使用否定句,來回應客戶提問

毓君最喜歡收集一些小東西,尤其是促銷贈品的收集,真是琳瑯滿目,戰果輝煌啊!由於這些贈品都是在外頭買不到的,也更讓毓君稀以為貴,而樂此不疲,最近信用卡市場競爭,為了刺激客戶的消費,因而不斷的推出促銷活動,而最常看到的就是消費者在一定的期間內,如果消費超過某個金額,就會贈送一些精緻的贈品,消費金額越高,贈品越是精美,這下子可讓毓君樂歪了,想說一定要好好的血拚一下,尤其現在的人,一般手上都有好幾張信用卡,而各家銀行為了爭取業績,促銷方案更是綿綿不斷,但是手法卻都如出一轍。

有時在同一期間內就會有好多家銀行同時在作促銷,這就讓毓君傷腦筋了,因為在刷卡消費的時候,就必須很清楚,哪家銀行的信用卡已經刷夠了,或是哪家銀行的信用卡促銷快截止了,必須趕緊刷、用力刷,以免功敗垂成,所以每到一個時間就必須詢問信用卡的服務中心,看看是否已經到了目標的消費金額了,最近剛收到某家銀行信用卡的帳單,打開一看卻不見贈品的通知,覺得很疑惑,於是就打電話到服務中心去詢問:

毓:「小姐,請問贈送茶杯組的促銷已經截止了,可是怎麼我沒有看到贈品的通知呢?」
客服:「小姐,還沒有哦…」,想說明原因卻被毓君打斷了。
毓:「不是已經截止了嗎?而且我應該有達到贈品的條件,你能不能幫我算一下?」
客服:「小姐,我現在沒有辦法幫你算哦!」想要說明原因又被毓君打斷了。
毓:「小姐,你們有沒有提供客戶查詢呢?」
客服:「我們沒有提供查詢贈品的部分…」
毓:「那我們怎麼知道會不會有贈品呢?我們是不是只能等到你們的通知才知道,如果沒有達到贈品的資格,是不是也會通知我們呢?…」毓君急了,一下拋出好多個問題。
客服:「小姐,不是不是。」這下服務人員也急了,忙著解釋,「你先聽我說嘛,是這樣子的啦,贈品活動剛剛結束,我們正在結算當中,結算之後就會把提領贈品的通知寄給客戶了。」
毓:「喔!」,毓君這才瞭解是怎麼回是。「唉呀!你早說嘛!」毓君有點責怪的說。
客服:「小姐,是你沒有機會讓我說啊!」服務人員卻也怪起客戶來了。

這個例子正是告訴我們客戶不喜歡否定的回應,可是事實就是「否定」的啊!沒錯,沒錯,這就是我們要瞭解客戶的部分,因為否定就是表示拒絕,我想任何人都比較不喜歡被拒絕的感受,因為拒絕代表反駁對方的想法,否定對方的請求,自然比較容易引起對方的緊張,甚至挑起對方的情緒等,在例子當中,服務人員每次回應客戶的問題都是以否定的字眼作為開頭,「還沒有」、「沒有辦法」、「沒有提供」,因而讓客戶緊張起來,於是就搶起話來了,而讓服務人員無法在否定的回應之後,把原因或理由繼續告訴客戶,致使客戶一下子拋出了許多無厘頭的問題時,服務人員這才「不是,不是」的強烈制止客戶說話,這時才有機會向客戶說明原因,而獲得客戶的理解,但是客戶被服務人員無端的挑起了緊張的情緒之後,才又平息下來,而當客戶有點責怪服務人員時,服務人員卻反而怪起客戶來了,還不知道錯在自己,所以對客戶一直說出否定的話,一定會有問題。

客戶:「小姐,我還沒有收到帳單,我可不可以直接到銀行去繳錢。」
客服:「先生,不行哦!」想說理由,客戶搶著說話了。
客戶:「小姐,為什麼不行,現在不是很多地方都可以繳費了嗎?像超商、ATM,你們…」服務人員一個不行,讓客戶急起來了。
客服:「先生,先生,可是你沒有帳單啊!」服務人員也急著打斷客戶的話,搶著說明理由。
客戶:「喔!對,我沒有帳單,你怎麼不早說。」
客服:「先生,是你沒有機會讓我說啊!」客服怪起客戶來了。
那麼如果像這種情況,回應的答案就是否定的時候,我們該怎麼說呢?

否定一定有其否定的理由,而且一定有其善意的理由,我們把善意的理由先說出來,把否定的字眼隱藏起來,這樣子說不就讓對方很清楚的聽到善意的理由,也就不會因為否定的字眼,而容易激起對方緊張而搶話的狀況了。