客服委外前,您需要思考的三件事

全球化競爭壓力下,各家企業都在考慮轉型,以完善顧客體驗,這時企業需要一個「全通路」服務的客服中心,協助包含電話、簡訊、APP、通訊軟體、Email等接觸管道,於互動過程中吸引以及留住顧客。客服中心對於顧客而言,就是最直接接觸到企業的方式,透過客服中心與顧客進行溝通,不但可以提升整體企業形象,甚至可為企業帶來高額利潤且提高生產效率。
     因此,建置客服中心將不僅僅是為了改善營運現況,更是未來經營的必要方式之一。常言商場如戰場,戰場上需要戰略,同樣的,經營客服中心也需要策略,因此在建置前必須全盤思考客服中心的目標以及定位,因為客服中心功能可以從簡單的語音服務,到多元管道的客戶關係管理,甚至結合電話銷售,提供各種階段的客製化服務,幫助企業完成關鍵任務。為此,當企業決定建立客服中心時,建議先參考下列事項,訂定出符合企業需求的客服委外方案,才能打造出卓越的顧客體驗。

一、 訂定客服中心的定位及目標

想成立客服中心,必須先思考希望客服中心帶來的效益為何?比如公司若是屬於B2C(直接接觸顧客),那麼精準掌握顧客的意見將會變得非常重要,您可以把客服中心想像成電商平台,電商平台可以透過網頁數據,分析使用者的消費行為,客服中心一樣可以透過諮詢服務搭配數位科技應用,擁有大量顧客數據,以進行顧客意見挖掘與動機分析,不斷創造跟顧客主動溝通的線索,並不單純地只接受顧客的服務諮詢,並且透過分析預測,可以更進一步的提供顧客所需,達到主動出擊的目的。不同階級的客服中心功能與效益如下:

第一階、符合基本需求,以避免重大客訴

      此類客服中心的中心思想以降低公司客訴案件量,給予顧客良好的電話體驗為主,較不需要顧客的相關數據分析,相對而言系統功能也較為單純,客服中心管理將會著重在專業知識訓練上,以及培訓相關客戶處理應對技巧,確保客服人員在每通電話服務中為企業客戶帶來舒適的服務體驗。

第二階、傾聽顧客聲音,以優化產品及流程

不僅僅要帶給顧客良好的電話體驗,更重視顧客的意見回饋,此階的客服中心將蒐集產品及流程優化的意見,讓顧客擔任監督角色,完善企業產品或服務流程。因此,除了諮詢服務外,更需要蒐集各方面的反饋意見,藉由客服系統,可定期匯出相關服務紀錄、音檔內容,透過基礎分析回饋企業,讓企業可以針對其重大缺失優先進行改善處理,進而提高顧客的忠誠度和維持企業品牌形象。

第三階、伴隨銷售,適時推薦或引導銷售

近年疫情肆虐下,線上消費大爆發,每家企業都在思考如何經營顧客及開發新商機。而想獲得顧客數據最準確的方式,就是由銷售端「直接蒐集」,因此,客服中心需要主動掌握每次顧客進線諮詢的商機,透過諮詢與探詢,標籤化記錄顧客資料,拼出最佳消費接觸點,打造新一代顧客旅程伴銷計畫,深度經營會員市場。

而為了達到此階段目標,客服中心在人員招募時,就可考慮尋找擁有相關產業背景及銷售經驗的人才,並於訓練中培養客服人員的銷售意識,以及提升客服伴銷話術技巧,更必須升級系統功能,讓客服人員在服務過程中能將顧客精準地標籤化,並且後續能將標籤數據運用在不同的伴銷策略上,如:根據顧客消費習慣,客製專屬的電話行銷話術、分析顧客本身喜好發送專屬優惠DM、電子報等,於互動服務過程中,不讓顧客感覺被強迫推銷,提升顧客與品牌間的連結。

第四階、預測顧客需求,完善顧客關係管理

在顧客最需要的時間點提供相對應的服務,成功打動顧客的心,而業主獲利也能持續成長,達到雙贏的局面,是客服中心終極目標。所以在此階段將再允用更多數位科技,企業需要付出更多的成本,不論是在人員訓練或是系統配備上,才能找出顧客痛點,優化銷售前、中、後的服務體驗。

此階客服中心將以客戶數據資料庫為依據,藉由多渠道數據分析將客戶進行分群分類,彙整潛在客戶資料及接觸頻率,並結合行銷自動化工具管理,推薦消費相關商品組合或預估產品使用時間提供個人化行銷,以最適當的管道,準確推估顧客的購買需求,不僅鞏固現有顧客,更創造新的客源獲得更多收益,來提高顧客對品牌滿意度和忠誠度,為企業創造更多的收益。

二、 客服中心應選擇自營還是委外?

確認客服中心的定位與目標後,延續公司的戰略規劃,再來要思考客服中心應該要自營或委外,以下先帶大家瞭解客服中心相關的營運成本,營運成本大致可分為有形的設備和無形的人力資源,根據提供服務的規模大小和功能多寡,營運成本差異相當巨大。

(一) 自營運客服中心成本項目

1.有形的設備成本

  • 客服中心內部建設費、場地費(租金)
  • 網路建設費用、通訊費、系統使用費
  • 辦公室設施:家具、固定裝置購買或租賃費用、門禁設備
  • 電話周邊的設備成本:話機、耳機等
  • 各種系統及軟體:CRM系統安裝、作業軟體授權、資安監控設定等

2.無形的雇用人員成本

  • 人員招募
  • 專業知識教育訓練
  • 員工年資、福利、薪資、獎金
  • 人員勞健保
  • 人員管理

上述為自營客服中心基礎營運成本,相較於委外來說,若您的公司人力需求高達50位以上的專人服務,那自營大型客服中心確實會比委外實惠,但如果是屬於中小型的客服中心,那您應該考慮將服務委外,需要負擔的費用,將會比自營來得划算。

(二) 客服委外的優點

如對於成立客服中心毫無頭緒,或是不希望自己從零開始,選擇委外就是直接購買委外廠商的營運經驗及專業團隊,從而大幅降低客戶服務發生錯誤的機率,且也能保障服務團隊擁有優秀的人力資源和維持服務品質的能力。此外,服務流程的規劃不僅要考慮初期建立時期,更要思考未來營運的持續性,與自建客服中心從零到有的狀況相比,委外可以減少許多必須花費在招聘人力、資源開發、人員管理以及設備投資等成本,同時也減少了空間和固定資產等初始投資的花費。因此,選擇客服委外,將是中小型客服中心最好的選擇。

三、 確認自家企業的委外服務需求

當無法自行營運客服團隊時,最好的選擇就是將客服的需求進行外包,但在選擇外包廠商前,公司內部應先討論好以下的需求內容,以便委外廠商提供適合的方案。首先,需先思考要部分還是全部委外給廠商?委外的目的是補充性質,還是專業分工?帶您瞭解差異,選出適合的需求類型。

(一) 常見的委外原因

  1. 找不到願意輪班的人。
  2. 公司沒有員額。
  3. 夜間和假日服務量未能滿載。
  4. 不希望辦公室瀰漫負面能量(客訴)。
  5. 電話量少,無法安排專職人員,也就無好提供良好顧客服務。
  6. 客服不是核心單位,很難找到專業人才管理。
  7. 於一般企業,客服同仁較無晉升空間,留不住好的人才。
  8. 服務量忽高忽低,淡旺季明顯,無法有效安排人力。

(二) 部份委外與全部委外差異

1.部分委外

常見的部份委外,如夜間及假日服務委外,利用委外廠商的人力資源,將可以保證提供足夠的人員配置,即時管理與解決突量或離峰時段的通話量,減輕惱人的人力成本,也大大節省時間提升成本效益。另外,也可將活動檔期代接、電話外撥調查、訂單服務確認等較瑣碎的通話類型委託給專業廠商,使企業內部員工專注於核心營運項目,提高整體工作效率。

2.全部委外

 委外前,建議確認企業委外的需求指標,例如:是否須蒐集顧客意見、發展新接觸管道、深度挖掘顧客需求,或是引導銷售等,設定商務目的以進行挖掘和數據收集,客服中心才能提供量化分析並給予質化的分析內容。更重要的是,您必須瞭解所謂「服務有價」,委外需求越多、客製化程度越高,理所當然須付出的費用也相對較高。

結合企業客戶服務需求,並思考過客服中心策略定位、營運成本、委外優勢等內容後,相信您就能選擇出最適切的客戶服務營運方式了,若您心中仍有疑慮,歡迎聯繫程曦,因為我們擁有豐富的跨產業客戶服務經驗,能夠為企業量身規劃專屬服務方案,並提供彈性的經營機制及付費方式,協助您以最高效率創造服務價值,打造雙贏管理。