用善意服務客戶,才能達到「以客為尊」!

明輝最愛面子了,台面下怎麼數落、羞辱他,都不以為意,但是台面上可真是輸不起啊!為人很海派,也熱愛交朋友,下了班經常呼朋引伴聚餐吃飯,在飯桌上就不免小酌幾杯,每次他都會先到餐廳等候大家,受邀的客人依序到來,然後就會由他逐一招待入座,幾杯黃湯下肚之後,說話的音量也就會逐漸變大,朋友們也都會洗耳恭聽的聽他高談闊論直到散會,當然,最後結帳也一定會由他來處理,可絕對不能跟他搶,否則他會生氣,所以,大家都很有默契的由他來付帳。

有一次,聚餐就當要結束的時候,明輝一如往常先到櫃台去結帳,但是等了很久,卻不見他回來招呼大家,朋友就前去了解是怎麼回事,才知道原來是明輝的信用卡出了問題,於是就幫他解圍,可是他一直很生氣,他說:我才剛剛由金卡升級為白金卡,說什麼是尊榮我看是尊蟲喔…,一氣之下,就打電話到服務中心抱怨去了。

明輝:「小姐,你們在搞什麼東西啊?我才剛換白金卡就不能用了,剛才在餐廳裡,本來是我要請客的,卻是由別人來幫我付錢!以前我用金卡的時候,從來沒有這種問題,害我當場很沒面子!」電話一接通,就沒好口氣像服務人員抱怨。
客服:「先生,先生,你先不要急嘛!」
明輝:「多沒面子啊!還不急啊…」
客服:「先生,你卡號是幾號呢?」不管客戶想說什麼,就直接這樣問客戶。
明輝:「3724…31…26…27…82」阿輝用他那老花的眼睛,很不流暢的,慢吞吞的把卡號唸給了服務人員。
客服:「你稍等一下哦!」就這樣直接地把阿輝丟在一旁。
「先生,是你還沒有開卡啦!」服務人員了解是什麼情況後跟阿輝這樣說。
明輝:「什麼是開卡?」
客服:「開卡就是信用卡在開始使用的時候,必須先打電話,然後按照作業程序,作開卡的動作,否則當然是不能使用啊!」
明輝:「那要怎麼開呢?」
客服:「先生,你收到信用卡的時候,卡片上面有貼著一張條紙條,紙條上面有說明啊。」
明輝:「喔!有有有,那紙條還貼在卡片上,那就照著說明照做就可以了,是嗎?」明輝心想自己怎麼沒注意到。
客服:「對啦!」服務人員沒有好口氣的回應。
明輝:「另外還有啊,你們為什麼現在還在收年費呢?我的朋友他們的信用卡已經都不收年費了,我使用你們的卡都快十年,算是老客戶了,你們就這樣對待老客戶的嗎?」
客服:「我們有些新專案的促銷活動,才會有免年費的狀況,而且那是針對新辦卡的客戶…」
明輝:「我管你什麼專業,對新客戶可以免年費,那老客戶就比較賤?小姐,我可不是來找碴的,幾次看到朋友的信用卡都是免年費,我心裡就有氣,你們對老客戶都這樣子,哪天老客戶全跑光了,看你們怎麼辦?你們的服務真的是要檢討檢討了啊!」
客服:「先生,每家公司的政策不一樣,而且每個專案都有不同的優惠…」
明輝:「小姐,你聽不懂就把我的話記下來,說一大堆,一直在狡辯,找你們主管來。」於是阿輝大聲的吼起來了。
客服:「…」服務人員這下才發覺客戶的情緒又來了,突然被嚇住。

我們先來看看這個案例中,前半段可以稱之為「不知者無罪」明輝當然也真是的,自己沒弄清楚狀況,就不分青紅皂白的責怪別人。

不過,我們從服務的觀點來看,客戶本來就是可以什麼都不知道,如果從這樣的想法出發,這不正是我們服務的機會嗎?常常會聽到有些做銷售業務的朋友,他們會說:當他們遇到什都不懂的客戶,他會嫌客戶是「白癡」,什麼都不懂;但如果遇到什麼都懂的客戶,他又會嫌客戶「麻煩」囉哩吧嗦的,依我看來這樣的業務才是偷懶的業務。因為如果是聰明的業務人員,遇到了什麼都不懂的客戶,他會展現認真、負責的態度,贏取對方的信賴以及安全的感覺,進而順利的完成銷售,遇到了什麼都懂的客戶,他又會轉換服務的角度,展現尊重對方專業的態度,讓對方自傲於自己的專業,而促成了銷售。

回頭來看,這個案例的明輝,不就是一位不了解新卡啟用,作為服務人員應該要來幫忙他呀!

明輝雖然以情緒的方式,說明了他的狀況,這也是服務人員必須善意的深入去探詢客戶的狀況,並積極找出原因,進而協助客戶解決問題,而不是像案例當中的服務人員那樣說:「先生,先生,你不要急嘛!」這句話就表示,惡意接受客戶的陳述,並且有怪罪客戶情緒的語氣,而後了解了是什麼原因,服務人員又以「唉呀!先生,是你沒有開卡啦!」,這樣的語氣,明顯認為是客戶自己搞不清楚作業程序,像這樣,把錯歸在客戶的身上,愛面子的明輝怎麼會接受,這種被認為是「無知」的對待呢?

所以,客戶不了解我們的作業方式,誤會就在所難免,而誤會一產生,情緒就隨之而來,但是誤會並不全然是客戶的問題,說不定是我們的作業方式過於複雜,不容易讓客戶了解,而客戶的反應,不正是讓我們有個機會,回頭檢視一下,現行作業是否有不便之處,從這個角度來看,客戶的不了解,反而是我們的責任,所以遇到像案例中的情況,應該像這樣回應:

客服:「先生,不好意思,不好意思,我了解了,讓我來馬上幫您處理,請問您的卡號是…」

由於客戶一開始就很有情緒的說了一段話,所以我們說兩個「不好意思」,代表我們道歉的誠意,因為讓他使用得不順心。「馬上幫您處理」,表示他很急,我們也很急,這樣才是回應了我們服務的同理心。

之後,當我們了解是因為客戶沒有開卡的時候,我們可以這樣說:「先生,我們這邊已經了解到目前您的卡還沒有開啟,請您放心,我馬上幫您處理。」這樣馬上協助客戶開卡,而不是用責備的語氣,去怪罪客戶是他自己因為沒開卡,才造成現在的狀況。

接下來,我們看看後半段就是讓客戶「找個台階下吧」。

明輝了解到是自己沒開卡之後,愛面子的他也就借題發揮,找了另一個問題來質問服務人員,「為什麼他還要繳年費呢?」這或許真的就是平常明輝心裡不滿之處,但最重要的是,明輝現在只是想重新獲得服務人員的尊重,這是面子問題,因為剛才的情緒,才發現原來只是自己的疏忽。

但何以見得明輝只是面子問題呢?因為明輝特別提到「小姐,我可不是來找碴的…」這句話就代表了他擔心對方認為他是來無理取鬧的,而特別作解釋,這時服務人員並不了解客戶的本意,還一直保持先前的態度作解釋,當然就讓明輝更生氣,也讓這位服務人員失去了繼續服務他的機會,因為明輝面子掛不住,他要找主管來服務,才有機會挽回他的面子。

所以,當客戶是面子問題的時候,服務人員更要特別去尊重,尤其客戶善意的說明了他激動情緒的原因,像這樣說:「小姐,我真的不是來找碴的啦!可是你們的服務…」這句話就是客戶想要回歸理性的表現,想要從高高的台階上走下來,服務人員當然要用雙手,誠意的把他接下來,可以像這樣回應:「先生,您客氣了。我們絕對不會這麼認為的,其實我們反而認為,就是因為有您的寶貴意見,我們的服務才會更好呢!」這樣說,就可以讓客戶安心的回歸理性,假如服務人員沒有朝著這個方向去回應,就會像這個案例,客戶會認為我都表達了善意,但你卻不了解,你是認為怎樣?認為我是來找碴的囉!客戶面子掛不住了,情緒就更容易高漲起來,當然,服務人員也就徹底失去了服務他的機會了.因為他要找你的主管來服務了。

從客戶端,客戶認為這是面子;從服務端,這是客戶給我們的意見,是我們改善服務的機會。服務人員要從服務的角度來看到客戶的想法,這樣才會是善意,而且是表達尊重的,才能真正地做到「以客為尊」!